Communication et conservation électronique des actes : les enjeux de la sécurité

Outre la sécurité liée à la communication électronique, l'objectif commun repose sur une politique globale de sécurité informatique des cabinets et l'accompagnement de leurs mutations technologiques : une chaîne dont le premier maillon est le cabinet qui doit être doté d’outils garantissant un niveau de sécurité optimal. En positionnant l'avocat en utilisateur vigilant des nouvelles technologies, l'image de la profession n'en sera que renforcée.

La profession doit être dotée d’outils garantissant un niveau de sécurité optimal à la hauteur des obligations déontologiques que l'avocat se doit de respecter.

La confidentialité et la protection du secret professionnel constituent des obligations particulièrement exigeantes pour l’avocat. Il est important que chacun comprenne les types de risques auxquels il s’expose lorsqu’il utilise Internet ou des réseaux informatiques dans le cadre de sa pratique.

Le facteur qui limite la sécurité informatique n’est pas tant dans le développement de la liaison informatique que dans l’organisation de nos cabinets en terme de sécurité. On ne peut pas demander à chaque avocat de devenir un expert dans les sécurités déontologiques, légales et juridiques appliquées aux outils informatiques.

C’est bien le rôle du CNB de veiller, en concertation avec les Ordres, à offrir un niveau de confiance suffisant à la profession et l’ensemble de ses interlocuteurs.

La profession doit être exemplaire en matière de sécurité. L’instauration prochaine de l’acte d’avocat impose de garantir à nos clients le plus haut niveau de sécurité disponible pour les actes dont la rédaction et la conservation vont lui être confiées. Dans ses missions, la Commission Intranet et Nouvelles Technologies du CNB s’est employée à l’élaboration d’un référentiel de sécurité.

Au-delà se pose la nécessité de définir et introduire dans notre Règlement Intérieur National de véritables normes en matière de sécurité.

Il appartient bien à l’avocat de veiller à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour faire respecter la confidentialité des échanges et le secret absolu des confidences qu'il reçoit dans l'exercice de sa profession.

Le Conseil national a souhaité et obtenu que tous les avocats, quelles que soient la taille ou les capacités informatiques de leur Cabinet puissent avoir accès à un service de qualité, d’envergure nationale.

Il s’est fixé comme objectifs :

- de donner à la profession d’avocat la maîtrise collective de la communication avec les juridictions à travers la réalisation d’une plateforme nationale unique (e-barreau) ;
- d’assurer la sécurité des communications électroniques, tant en direction des juridictions qu’entre les avocats, par le déploiement d’une solution unique (RPVA).

Ce sont ces principes qui ont guidé les choix opérés dès 2004 dans la conception et le développement de la plateforme RPVA et lui permettent aujourd’hui de s’adapter.

C’est dans cet esprit qu’a été développée, dans le cadre de la dématérialisation des procédures avec les juridictions, la plateforme e-barreau, commune à tous les avocats de France, qui permet aujourd’hui de réaliser toutes les opérations relatives à la mise en état électronique devant le TGI, et d’accomplir les actes de la procédure d’appel.

Le Décret n°2010-434 du 29 avril 2010 relatif à la communication par voie électronique en matière de procédure civile consacre cette étape importante de notre pratique professionnelle puisqu’il prévoit que l’identification réalisée lors de la transmission des actes de procédures effectuées par les auxiliaires de justice assistant ou représentant les parties vaut signature.

A ce titre, le Conseil national des barreaux est responsable de la mise en place de l’infrastructure technique permettant le raccordement de l’équipement terminal de l’avocat au RPVA sauvegardant le principe de confidentialité et de secret professionnel (Convention CNB/Ministère de la Justice).

Les mutations de la profession et les nouvelles activités des cabinets rendent indispensables de veiller à assurer, dans le transfert et la conservation des actes qui sont confiés à l’avocat par ses clients, le même niveau de sécurité que celui qui peut être offert par des professions concurrentes. En matière de conservation des actes, ces derniers se doivent d’être aussi irréprochables que les notaires dans le domaine de l’acte authentique.

Avec l’introduction de l’acte d’avocat, nous serons la première et la seule profession indépendante dont la signature aura une valeur juridique particulière parce que notre compétence professionnelle et notre déontologie permettent au législateur de nous faire confiance.

Le choix opéré dès 2004 d’un niveau de sécurité élevé nous autorise aujourd’hui à envisager sereinement la mise en place des garanties technologiques répondant à la confiance faite à la profession en lui reconnaissant la qualité de sa signature.

Dans ce contexte, il a fallu procéder à des choix techniques pour définir les conditions dans lesquelles les avocats pourraient se connecter à la plate-forme e-barreau et décider de recourir à la mise en place d’un réseau privé virtuel (VPN) hautement sécurisé.

Cette option soumet l’accès aux juridictions, y compris dans les transmissions électroniques, à des conditions techniques strictes, auxquelles seuls des professionnels peuvent s’engager. Les certificats de sécurité utilisés fonctionnent en associant électroniquement une identité à un message, un fichier ou un site web particulier. Ils servent à authentifier l’identité de l’avocat en renforçant son appartenance en confiance à une communauté fédérée et protégée.

Cette solution va très au-delà de la seule question de la communication avec les juridictions. Elle permet aujourd’hui d’apporter aux clients la garantie de ce que la profession met tout en œuvre pour préserver la confidentialité et le secret professionnel.

D’autres décisions sont déjà en cours d’exécution, pour permettre l’accompagnement du déploiement du RPVA au plus près des avocats, avec la mise en place d’un réseau de formateurs agréés par l’institution. Sa mission va au-delà de la simple initiation à l’outil. Elle s’étend à des recommandations en matière de sécurité informatique.

Enfin, il n’est pas inutile de rappeler que depuis le mois de mars 2010, la solution proposée s’adapte aux nouveaux besoins des avocats en tenant compte des situations de mobilité de manièresécurisée.

C’est ainsi qu’il est possible de se connecter au RPVA, hors du cabinet et depuis un ordinateur préalablement « déclaré ». Si le cabinet est équipé d’un serveur, le système permet également de bénéficier de toutes les fonctionnalités liées au télétravail.

Conformément aux suggestions du rapport commandité par la Conférence des Bâtonniers, le Conseil national des barreaux a entrepris de définir une politique globale de sécurité des cabinets en matière informatique, pour tenir compte de l’impact des nouvelles technologies sur la pratique professionnelle et le respect de la déontologie.

La sécurité informatique est une chaîne dont le premier maillon est le cabinet d’avocat, qui doit être doté d’outils garantissant un niveau de sécurité optimal.

Nicolas PERRAULT Vice-président de la Commission Intranet et Nouvelles Technologies du Conseil national des barreaux, ancien Bâtonnier du Barreau de Versailles	Serge SACCOCCIO Responsable du Service Informatique du Conseil national des barreaux

● Extraits du Magazine Avocats & Droit n° 37 - Mars - Avril - Mai 2011 ●

Pour aller plus loin :
● Retrouvez toutes les actualités de la Commission Intranet et nouvelles technologies sur le site - www.cnb.avocat.fr
● Retrouvez tous les documents relatifs au RPVA accessibles aux avocats sur l'espace privé du site - www.cnb.avocat.fr