Deuxième rencontre nationale du réseau des formateurs RPVA / e-barreau agréés par le CNB

La mission de ces avocats volontaires déployés dans toute la France : accompagner localement les cabinets dans le déploiement du RPVA dans un contexte de très forte progression du mouvement des abonnements, mais aussi de généralisation de l’usage des nouvelles technologies de l’information au sein des cabinets. Cette véritable révolution des pratiques professionnelles quotidiennes pour tous les acteurs du monde judiciaire doit en effet se faire en garantissant un niveau de sécurité optimal a la hauteur des obligations déontologiques et professionnelles que l'avocat se doit de respecter.

Le contexte de la mise en place du réseau de formateurs RPVA agréés.

Le nombre d’utilisateurs RPVA/e-barreau a doublé en 2010 et près de 300 études d’avoués sont désormais raccordées. Outre la généralisation de la communication électronique avec les juridictions du 1° et 2° degré, sont en cours de développement la communication avec les tribunaux de commerce et les juridictions administratives.

● Ce déploiement est désormais accompagné de services d’aide à la prise en main de cet outil et des formations au RPVA sont dispensées régulièrement, tant dans le cadre de la formation initiale que dans celui de la formation continue.

● Par ailleurs, la définition d’un référentiel de sécurité informatique en cours d'élaboration permettra à la profession de répondre à ses exigences déontologiques.

● Enfin, de nouveaux produits et services sont développés spécifiquement pour les avocats via le portail e-barreau pour les aider à répondre aux nouveaux besoins de la profession.

Les missions du réseau de formateurs RPVA agréés.

Il n'en reste pas moins qu'au fur et à mesure que le nombre des abonnés a augmenté, il est apparu indispensable de mettre en place un réseau de correspondants locaux, capables d'accompagner les avocats au plus près de leurs préoccupations quotidiennes et des spécificités de leurs communications avec les juridictions locales.

● C’est pourquoi la Commission Intranet et nouvelles technologies a estimé indispensable, dès 2010 et au plus fort de la croissance d’abonnements, d’accompagner le déploiement du RPVA au plus près des confrères en procédant à la mise en place d’un réseau de formateurs agréés par le Conseil National.

● Cette action a été réalisée, avec le concours de la Commission formation, par des avocats utilisateurs confirmés du RPVA et permet d’assurer localement des formations au RPVA, avec le concours étroit des Ecoles d'avocats (EDA).

Ces correspondants déployés sur l’ensemble du territoire peuvent également intervenir sur les problématiques professionnelles que génère ce déploiement dans la pratique quotidienne, une prise en compte qui constitue un enjeu majeur de l'évolution des cabinets. Ils sont enfin de précieux relais des attentes des utilisateurs dans le cadre des évolutions du service e-barreau.

Etaient au programme de cette seconde rencontre, un point d’information sur les nouveautés en matière de communication électronique, un temps de formation entre formateurs sur les nouveaux services RPVA/e-barreau et enfin un temps d’échanges à partir des expériences locales, autour des attentes des utilisateurs et des formateurs du réseau, pour dégager des pistes de travail et des procédures et solutions communes ainsi que des orientations d’amélioration des services rendus.

Les nouveautés en matière de communication électronique avec les juridictions.

● A la demande de la Chancellerie, le Conseil national a été étroitement associé au plan de valorisation du développement de la communication dans les juridictions. Dans ce cadre, des déplacements ont été organisés dans différents ressorts afin d’accompagner les juridictions locales dans la mise en place de la communication électronique. L’équipe de formateurs intervenante sur chaque site était constituée d’un fonctionnaire du greffe, d’un bâtonnier et d’un magistrat, Président de juridiction. La commission et la Direction des Services Judiciaires ont accompagné à plusieurs reprises les formateurs dans les juridictions ciblées.

● La notification des actes par le RPVA dans le cadre de la mise en état électronique a marqué en 2010 une étape importante pour les utilisateurs. Le décret n°2010-434 du 29 avril 2010 relatif à la communication par voie électronique en matière de procédure civile prévoit en effet que l’identification réalisée par l’avocat lors de la transmission des actes de procédures vaut signature (en savoir plus).

● La communication électronique devant les cours d'appel se généralise. Possible pour les avocats depuis l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la communication par voie électronique dans les procédures sans représentation obligatoire devant les cours d'appel (modifié par l’arrêté du 5 mai 2010) ( en savoir plus ). A compter du 1er janvier 2012, la représentation devant la cour d’appel sera assurée par les avocats. Dès cette date, ils devront effectuer en matière civile les déclarations d’appel et les constitutions d’intimé obligatoirement par la voie électronique. Dans l’intervalle, c’est l’ensemble des avoués qui peuvent d’ores et déjà utiliser le service e-barreau pour la communication électronique devant les chambres avec représentation obligatoire. Leur inscription au RPVA se met en place progressivement dans toutes les cours d’appel.

● Au plus tard le 1er janvier 2013, tous les actes de procédure devront être transmis à la Cour d'appel par voie électronique. La formation de l’ensemble des utilisateurs à la plate-forme de liaison avec les cours d’appel est donc un enjeu important de l’année 2011.

Les produits et services développés via le portail e-barreau.

● La Commission Intranet et nouvelles technologies poursuit le développement et l’ouverture de nouveaux services dans la communication électronique avec les TGI et les Cours d’appel, et bientôt les Tribunaux d’Instance. Elle s’attache également à accélérer la communication électronique en matière pénale.

● Fort de l’important déploiement du RPVA déjà accompli, le Conseil d’Etat a fait part de son souhait de travailler avec le Conseil National au développement de la communication électronique avec les juridictions administratives.

● A la suite de la signature d’une convention cadre nationale le 26 septembre 2008 entre le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce, le GIE Info greffe et le Conseil National des Barreaux, la société Info greffe a développé un portail dédié aux avocats, afin de lancer un service de communication électronique avec le greffe des tribunaux de commerce. Les services proposés par cette première version du portail sont la demande et suivi d’enrôlement, la demande et suivi de renvoi, le calendrier des audiences et la recherche d’une affaire. Le raccordement de ce service au portail e-barreau est en cours et le service devrait être opérationnel dès cet été.

Les outils d’accompagnement à l’utilisation de la communication électronique au sein des cabinets.

● Un kit pédagogique a été réalisé correspondant à un module de 3 heures de formation accompagné d’une démonstration en ligne de l’outil.

● Afin de faciliter l’utilisation de la communication électronique au sein des cabinets, il a été demandé, par la majorité des utilisateurs d’e-barreau, la possibilité d’un accès dédié au personnel des cabinets d’avocats. Cet accès sera rendu possible par l’usage de certificats électroniques dédiés (différents des certificats électroniques avocats) et offrira des fonctionnalités spécifiques pour faciliter et optimiser la gestion des dossiers et des procédures par les salariés des structures.

● Il est prévu l’intégration dans e-barreau d’un espace de travail dématérialisé permettant aux avocats d’élaborer et de partager des ressources, informations, processus et documents dans un espace virtuel, fiable, hautement sécurisé. A titre d’exemple, un avocat pourra mettre à disposition des projets de contrats et protocoles à un ou plusieurs confrères. Cet outil rendra également possible l’échange de pièces. Il facilitera la mise en œuvre de la procédure participative.

● La Commission Intranet et nouvelles technologies a l’importante mission de piloter la mise en place de l'acte d’avocat dématérialisé et de définir les conditions de sa conservation.

● Elle s’attache également à faciliter les partenariats avec les éditeurs de la profession pour l’intégration d’e-barreau dans les logiciels métiers.

● Elle travaille enfin à l’élaboration d’un référentiel de sécurité avec le concours, après appel d’offres, d'un cabinet spécialisé. En relation avec la Commission des règles et usages, il sera ensuite proposé à l’assemblée générale d’introduire dans le Règlement Intérieur National de véritables normes en matière de sécurité permettant à l’avocat de veiller à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour faire respecter la confidentialité des échanges et le secret absolu des confidences qu'il reçoit dans l'exercice de sa profession.

Enfin, cette rencontre a été l’occasion pour la commission de présenter en avant-première, le nouveau site e-barreau public qui a vocation à devenir le compagnon de toutes les communications électroniques des avocats.

● Afin de mieux accompagner les utilisateurs RPVA, le Conseil national des barreaux a en effet totalement refondu son site public e-barreau. Les communications au RPVA sont aujourd’hui entrées dans une phase active et il convenait donc de changer la philosophie de son site Internet public, point d’entrée du RPVA, pour répondre de manière plus ciblée aux besoins des avocats, utilisateurs ou futurs utilisateurs.

● Résolument orienté utilisateurs et plus pratique et fonctionnel, Il propose ainsi de toutes nouvelles fonctionnalités pour les guider dans toutes les étapes de mise en place et leur simplifier l'usage du RPVA et de la communication électronique au quotidien

>> Découvrir le nouveau site : www.ebarreau.fr
>> Le site e-barreau public fait peau neuve : actualité du 26 mai 2011

Espace Formateurs agréés RPVA
● Espace Formateurs agréés - www.cnb.avocat.fr
● Le Forum des Formateurs - www.cnb.avocat.fr
● Retrouvez tous les documents relatifs au RPVA accessibles aux avocats sur l'espace privé du site - www.cnb.avocat.fr

Pour aller plus loin :
● Un réseau d'avocats formateurs RPVA agréés, au plus près des préoccupations des cabinets - Actualité CNB du 17 octobre 2010
● Retrouvez toutes les actualités de la Commission Intranet et nouvelles technologies sur le site - www.cnb.avocat.fr