Retour à l'accueil du site  
 
AFFAIRES INTERNATIONALES : ACTUALITES

La Confidentialité : un devoir pour tout service de traduction dédié à la profession d'avocat


Le Conseil national des barreaux et la société Xplanation Language Services ont signé le 4 octobre 2012 une convention de partenariat en matière de services de traduction. Elle offre à l’ensemble des cabinets d’avocat français qui souhaiteraient recourir à ses services un accompagnement et un service adaptés à la profession dans des conditions financières attractives. Dans ce cadre, une Charte de confidentialité a été élaborée spécifiquement et signée avec le Conseil national afin de garantir la confidentialité des échanges entre avocats et Xplanation qui bénéficie de l’accréditation « Secret Défense » délivrée par l’Union Européenne et l’OTAN.


Xplanation Language Services revient pour nous sur cette confidentialité qui est un devoir absolu pour l’avocat et doit être une préoccupation essentielle pour toute société de traduction qui intervient aux côtés des professionnels du droit, dans un article intitulé « la Confidentialité : plus qu’un simple mot ! ». Elle y aborde tour à tour les notions de partage et d'archivage des contenus, la politique de sécurité réseau et les clauses de non divulgation et accords de confidentialité.


LA CONFIDENTIALITÉ : PLUS QU'UN SIMPLE MOT !
Article rédigé par la société de traduction Xplanation

Nous savons que la confidentialité est primordiale dans votre métier. Elle l'est également dans le nôtre. Mais est-ce suffisant de le savoir ? Comment pouvez-vous être sûr que la confidentialité et la sécurité de vos contenus sont rigoureusement respectées par vos fournisseurs ?

Il ne suffit pas de signer un accord de confidentialité ou d'ajouter des clauses à un contrat pour assurer la confidentialité de vos contenus. Des mesures complètes et détaillées sont nécessaires non seulement pour vous permettre d'obtenir une indemnisation, mais également pour vous éviter de gros problèmes !

En tant qu'avocat, vous souhaiteriez probablement que vos clients vous contactent plus souvent pour vous demander conseil avant d'agir. Le métier d'avocat ne se limite pas à défendre une affaire devant un tribunal. En tant que conseiller qualifié, votre rôle est d'être toujours très prévoyant.

Nous avons le même rôle. Ainsi, nous garantissons la confidentialité et la sécurité de vos informations grâce à des mesures préventives.

Partage du contenu

Lorsque vous avez des documents à traduire, le plus simple est de les envoyer par e-mail à votre fournisseur. Ceci est très courant, bien que l'e-mail soit un moyen de communication non sécurisé.

Le cybercrime se développe à un rythme effréné. Alors que, par le passé, ces attaques visaient à importuner indifféremment des utilisateurs, désormais elles sont bien plus élaborées. L'échange d'informations est bien plus profitable que la destruction de données. Et même s'il semblerait peu probable que des attaques soient menées directement contre votre cabinet, elles peuvent en revanche cibler vos clients. Notre but n'est pas de créer un sentiment de paranoïa, mais plutôt de souligner les risques que cette pratique courante peut générer.

Si vos fournisseurs ne vous proposent pas d'alternative sécurisée aux e-mails, cela signifie certainement qu’ils n'ont mis aucune mesure en place pour protéger vos contenus. Vous partagez du contenu avec eux, mais vous n'avez aucune idée de ce qu'ils en font ensuite. Si vous perdez le contrôle sur vos contenus, ceux-ci peuvent se retrouver entre les mains de personnes exemptes de toute obligation de confidentialité.

Obtenir des informations claires sur le processus mis en place pour garantir la confidentialité et la sécurité des contenus que vous partagez avec des tiers, tels que vos fournisseurs de traduction, devrait devenir un réflexe. Cela peut sembler être un détail mineur car, de votre point de vue, les services de traduction ne sont pas une priorité. Mais si vous ignorez cette menace potentielle, cela pourrait se retourner contre vous à l'avenir.

Sans aller dans les extrêmes, vous pouvez prendre des mesures très simples. En ce qui concerne le partage de vos contenus, la première chose à faire est de demander l'accès à un portail web sécurisé. « Sécurisé » signifie « certifié VeriSign™ ». VeriSign™, tout comme Norton, fait partie du groupe Symantec. Ces marques ont déjà prouvé leur efficacité en matière de sécurité électronique. Un portail web sécurisé par VeriSign™ permet de créer un canal encodé entre votre dispositif - qu'il s'agisse de votre ordinateur de bureau, de votre portable, ou de votre smartphone - et le réseau protégé de votre fournisseur, et ce afin que tout contenu partagé soit sécurisé.

Lorsque le fournisseur partage des contenus avec ses propres fournisseurs, il utilise le même procédé crypté. Dans le domaine de la traduction, les fournisseurs font appel à un ensemble de traducteurs indépendants, de réviseurs et de linguistes. L'accès au contenu leur est donné et cet accès doit être tout autant sécurisé.

Nous soulignons cependant que, si des cybercriminels s'en prennent à votre réseau pour dérober certaines informations, ils peuvent tout à fait y parvenir ; mais dans le contexte d'une possible menace, la communication avec votre fournisseur via un canal encodé constitue une mesure préventive minimum à prendre.

Si votre fournisseur ne vous propose qu'une communication par e-mail, fax ou courrier, nous vous recommandons de faire appel à un autre fournisseur ; un fournisseur possédant un portail web sécurisé VeriSign™.

Archivage des contenus

En accord avec les observations que nous venons de formuler, quelles mesures prenez-vous pour contrôler les endroits auxquels vos informations sont stockées et leurs conditions d'accès ? Lorsque vous partagez des contenus avec votre fournisseur de traduction, savez-vous comment vos contenus sont utilisés ensuite ?

Imaginons que vous envoyez des documents pour demander une offre. Vous recevez l'offre, mais vous décidez de ne pas donner suite car votre client n'en paiera pas la facture. Votre fournisseur va-t-il détruire ces documents ? Devez-vous le leur demander ? Cela fait-il partie de leurs procédures ?

Un fournisseur de traduction n'a aucune raison de garder des copies de documents qu'il n'a pas traduits. Si le fournisseur garde des copies de ces documents, il met en péril la sécurité et la confidentialité de vos contenus inutilement. De façon plus inquiétante, même s'il ne pense pas à mal, cela montre clairement son manque d'intérêt pour la sécurité des informations et, a fortiori, pour la mise en place de quelque procédure que ce soit.

Avant de faire appel à un fournisseur de traduction, nous vous recommandons vivement de vous procurer un exemplaire de sa politique de confidentialité et de sécurité des informations.

Celle-ci doit indiquer clairement ce que le fournisseur fera de vos contenus par la suite. Ceci est applicable pour un service de traduction, mais aussi pour une simple révision ou une transcription. La politique de confidentialité et de sécurité des informations doit donc spécifier les conditions dans lesquelles vos contenus sont stockés. Ceci est étroitement lié à leur politique de sécurité réseau.

Politique de sécurité réseau

Il est primordial que votre fournisseur de traduction dispose des technologies adéquates à la gestion de vos besoins. Ces technologies comprennent un logiciel de gestion pour les projets de traduction, et plus particulièrement des mémoires de traduction, ainsi qu'un outil de gestion de terminologie juridique.

Ce logiciel doit être hébergé sur un réseau sécurisé, c'est-à-dire un réseau disposant d'une politique de sécurité. Vous devriez en demander un exemplaire à votre fournisseur de services. S'il vous en fournit un, votre équipe informatique devrait l'examiner et le commenter. S'il ne vous en fournit pas, il ne sera peut-être pas en mesure de protéger vos contenus. Il est inutile de prendre des risques.

Clause de non divulgation & Accord de confidentialité

Il est fort probable que vous n'ayez pas signé de clause de non divulgation avec votre fournisseur de traduction avant de commencer à utiliser ses services. Vous avez la certitude qu'il a de bonnes intentions, mais il est primordial qu'il puisse garantir la sécurité des informations que vous partagez avec lui.

Veillez à mettre en place une clause de non divulgation avec votre fournisseur de services dès que possible. Mais surtout, vérifiez quelles sont les mesures mises en place entre votre fournisseur et ses propres partenaires. A-t-il signé une clause de non divulgation avec ses partenaires traducteurs, réviseurs, linguistes et tout autre tiers qui pourrait avoir accès à vos informations ? Si tel est le cas, vous devriez vous procurer un exemplaire de ces documents pour vous assurer que vos exigences sont respectées. Dans le cas contraire, n'hésitez pas à demander à votre fournisseur de quelle façon vos informations sont protégées.

La bonne volonté n'est de mise que lorsque les choses vont bien. Aux premières difficultés, cela ne s'applique plus. Pour vous assurer que votre fournisseur prend les précautions nécessaires à la protection de vos informations et de vos contenus, mieux vaut écarter le moindre risque.

Conclusion

En tant qu'avocat, vous êtes la personne la mieux placée pour apprécier la nécessité de protéger les informations que vos clients partagent avec vous. Vous vous devez d'agir avec la même attention pour vous assurer que votre fournisseur apprécie également cette nécessité.

La clause de non divulgation et les accords de confidentialité sont essentiels, mais vous devez également vérifier les dispositions que votre fournisseur a prises avec ses propres partenaires, la façon dont il gère vos contenus et comment il échange ces contenus avec d'autres parties concernées.

La probabilité d'une situation désastreuse ou embarrassante peut être moindre, mais il suffit d'une fois. Les compétences d'un fournisseur se reflètent dans la qualité de ses services. Un fournisseur compétent s'assurera que la sécurité et la confidentialité des informations et contenus font partie de la qualité de ses services. Et plus particulièrement si ces services sont destinés au secteur juridique.

© Article rédigé et traduit par Xplanation

En savoir plus sur ce partenariat

Le Conseil national des barreaux et la société Xplanation signent un partenariat en matière de services de traduction dédiés à la profession
Cette convention de partenariat en matière de services de traduction signée le 4 octobre 2012 par laquelle la société s’engage à traduire gratuitement et de façon illimitée toutes les documentations et publications de l'institution en contrepartie d’un référencement sur les supports d'information idoines du Conseil national des barreaux, propose également de faire bénéficier les cabinets d’avocats qui souhaiteraient recourir à ses services de conditions financières attractives spécialement dédiées à la profession ... - Actualité du 11 octobre 2012


Vendredi 4 Janvier 2013

     


REGLEMENT INTERIEUR NATIONAL (RIN)

 

DISCOURS DU PRÉSIDENT


NOUVELLE CAMPAGNE : "JAMAIS SANS MON AVOCAT"


DOSSIERS SPECIAUX

 

DERNIERES PUBLICATIONS


GUIDE PRATIQUE SPECIALISATIONS




LES AVOCATS SUR LE NET

Facebook
Twitter
Rss

GG:Array ( [0] => 14 [1] => 0 )